DE VRAAG
Wat doe je als de grootste bron van CO₂-uitstoot in jouw organisatie de kern is van je werk, en je toch een duurzame transitie wilt realiseren? Het Ministerie van Buitenlandse Zaken staat voor deze opgave en Green Culture Lab helpt daarbij. Bij de directie Inclusieve Groene Groei leidde de aanpak tot bijna 40% minder CO₂-uitstoot in een halfjaar.
CO₂-uitstoot van vliegreizen terugdringen
Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken is reizen noodzaak. Diplomatie is contactsport: ambassadeurs onderhouden relaties, beleidsmedewerkers reizen naar conflictgebieden, delegaties gaan naar internationale toppen. Dat beperk je niet zomaar, en dat digitaliseer je ook niet even weg.
Maar tegelijkertijd is circa 70% van de CO₂-uitstoot van het ministerie afkomstig van vliegreizen. Binnen duurzaamheidsprogramma Mission Sustainable werkt Buitenlandse Zaken aan een klimaatambitie van 40% minder uitstoot in 2030 (t.o.v. 2022). Een helder doel, maar in de praktijk vol spanningsvelden. Want hoe breng je een duurzame transitie op gang in een organisatie waar reizen in het DNA zit?
Eind 2024 stapte Ilse Marsman namens Green Culture Lab in als projectleider duurzaam reizen. Haar opgave: de CO₂-uitstoot van vliegreizen terugdringen, en daarmee bijdragen aan de duurzame transitie van de organisatie.
Grote cultuurcomponent
Wat Ilse aantrof was geen onwil, want medewerkers van Buitenlandse Zaken hebben hart voor de zaak. Volgens de CAO mag er businessclass gevlogen worden op vluchten langer dan 6 uur. Dus dat was simpelweg de norm. Ook werd er relatief vaak met grote delegaties gereisd, omdat reizen nu eenmaal onderdeel is van elke functieomschrijving. En niemand wist precies hoeveel er gevlogen werd, laat staan wat dat betekende in CO₂-uitstoot.
Al snel werd duidelijk dat reizen het hart van de organisatiecultuur raakt. “Mensen identificeren zich met in het buiteland actief zijn. Op reis gaan is niet alleen een arbeidsrecht, maar wordt ook gezien als reden waarom mensen aan de slag gaan bij Buitenlandse Zaken en vaak hun hele werkende leven blijven. In de zin van: het hoort erbij, zo doen we dat,” vertelt Ilse.
De aanpak die Mission Sustainable hanteert is sterk in lijn met de aanpak van Green Culture Lab: begin bij de organisatiecultuur. Welke overtuigingen en ongeschreven regels zitten er onder het gedrag? En hoe creëer je samen een nieuwe norm, zodat de duurzame transitie van binnenuit wordt gedragen?
Begrijpen voor je ingrijpt
Green Culture Lab werkt vanuit de corporate antropologie. Dat betekent: eerst kijken, luisteren en praten, dan pas een stap verder gaan naar concrete oplossingen. “Als die basis mist, ga je handelen op verkeerde aannames. Je wilt kijken naar wat mensen nodig hebben, wat het aantrekkelijk maakt om de gewenste keuze te maken,” legt Ilse uit.
Zo ontdekte ze dat de voorkeur voor businessclass zelden over luxe gaat. Het gaat over energie hebben voor belangrijke onderhandelingen die na een lange vlucht meteen voor de deur staan of over het niet mee kunnen lezen met vertrouwelijke dossiers. Mensen worden verwacht om direct op topniveau te presteren zodra ze landen.
Dat inzicht veranderde de oplossingsrichting. Zo werden er voordelen gekoppeld aan premium-economyclass reizen, een vliegklasse die een lagere CO₂-emissiefactor kent dan businessclass. Dit zorgde voor een grotere bereidheid om anders te kiezen én een lagere CO₂-uitstoot.
Op 3 niveaus een duurzame transitie realiseren
De nieuwe norm rondom reizen wordt opgebouwd op drie niveaus tegelijk: inspiratie en activatie (1), systemen en processen (2), en sturing en monitoring (3).
Het begint bij inspiratie en activatie. Verhalen van mensen in de organisatie die het al anders doen, worden opgehaald en gedeeld. Als voorbeeld van hoe het ook kan. Ilse: “Soms weten mensen ook niet goed waar ze moeten beginnen. Zulke verhalen geven concrete voorbeelden en handelingsperspectief van hoe het ook kan. Je wilt een goed narratief hebben waar mensen op in kunnen stappen.”
Daarnaast is er een transitiegroep Duurzaam Reizen, een groep die we bij Green Culture Lab ‘green rebels’ zouden noemen. Dit bleek een van de krachtstigste interventies te zijn in de duurzame transitie. Een groep medewerkers die als informele voorlopers meedenkt en collega’s inspireert.
Op het niveau van systemen en processen worden bijvoorbeeld kleine maar gerichte aanpassingen doorgevoerd in het boekingssysteem. De CO₂-impact van een reis is nu zichtbaar op het moment van boeken. Businessclass verschijnt minder vanzelfsprekend als standaardoptie. “Het zijn kleine nudges die zorgen voor ander gedrag,” stelt Ilse.
Inzicht in reisgedrag
Tot slot wordt er gewerkt aan sturing en monitoring. Met zoveel medewerkers wereldwijd was inzicht in reisgedrag lange tijd een blinde vlek. Dashboards brachten daar verandering in: elke afdeling kan zien hoe vaak en hoeveel er gevlogen wordt en welke CO₂-uitstoot daarbij hoort.
“Voorheen hadden we dat inzicht helemaal niet,” vertelt Ilse. “Nu kunnen we met één druk op de knop zien hoeveel er is gevlogen, hoeveel procent economyclass, hoeveel procent businessclass, en wat je moet doen om de uitstoot verder te reduceren. Dat zorgt er echt voor dat mensen andere keuzes maken.”
De duurzame transitie is onomkeerbaar ingezet
Sommige directies werken daarnaast met een CO₂-budget: een maximum aan CO₂-uitstoot dat zij naar eigen inzicht inzetten. Bij de directie Inclusieve Groene Groei leidde die aanpak tot bijna 40% minder CO₂-uitstoot in een halfjaar, terwijl het aantal reizen gelijk bleef. Simpelweg door bewustere keuzes te maken.
Dat is precies wat Green Culture Lab beoogt. Ervoor zorgen dat de nieuwe norm gedragen wordt door mensen zelf. Verankerd in gedrag en organisatiecultuur, zodat het ook op de lange termijn blijft bestaan. De opgave bij Buitenlandse Zaken is nog lang niet af. Maar de duurzame transitie is wél onomkeerbaar ingezet.
De kracht is dat reiskeuzes bij de afdelingen zelf liggen. Daar worden ook de inhoudelijke afwegingen gemaakt. Alles kan, ook businessclass bij nachtvluchten, zolang je er bewust voor kiest en het totale CO2-budget niet overschrijdt. We sturen op resultaat, niet op regels.”
Ivo Walsmit, biodiversiteitsexpert bij de directie Inclusieve Groene Groei van Buitenlandse Zaken
Klaar voor jouw duurzame transitie?
Ook in jouw organisatie bouwen we graag aan een groene beweging. Met een antropologische bril kijken we naar organisaties en bedrijven. Om ten diepste te begrijpen waarom mensen doen wat ze doen.
Zodat we meer zien en daardoor de interne logica begrijpen. Zodat we betere gesprekken hebben en het collectieve potentieel benutten. En zodat we verleidelijk veranderen en duurzaamheid het nieuwe normaal wordt.
Stap voor stap verankeren we duurzaamheid in het DNA van je organisatie. Wij zijn er klaar voor, jij ook?
Start jouw traject